Кейс

Как своими силами организовать форум на 200 человек? — опыт томского сообщества PRO Женщин

8 мая 2018 года

В январе 2018 года прошел Сибирский деловой форум PRO Женщин. Это один из самых ярких примеров того, как активные лидеры сообщества своими усилиями организовали мероприятие, которое привлекло около 200 человек. Мы попросили организаторов форума и лидеров PRO Женщин в Томске — Екатерину Козлову, Татьяну Сысуеву, Елену Замесову, Ольгу Басалыко, Валентину Печеркину и регионального представителя Наталью Абабий поделиться своим опытом и выделить ключевые моменты, которые необходимо учитывать, чтобы организовать масштабное мероприятие.

27021837_1404239056371974_7342802273300915140_o.jpg

1 — ВДОХНОВЕНИЕ ИДЕТ ОТ САМОГО СООБЩЕСТВА

В Томске 12 лет проходит форум «Женщина и бизнес», и за это время в городе сформировалось сильное сообщество женщин-предпринимательниц. В августе 2017 года Наталья Абабий, одна из участниц комитета, который организовывает этот форум, узнала о сообществе PRO Женщин. Девушка решила организовать его в Томске, став региональным представителем своей области. Полгода шла образовательная программа PRO Женщин, в которой участвовало больше 20 групп. Лидеры и участницы решили завершить ее совместным праздником, своего рода выпускной, а также усилие нетворкинга и эффекта от сообщества.  

«Идея форума пошла снизу и все были заинтересованы в этом», — Наталья Абабий.

«У нас были разрозненные группы и на форуме хотелось всех объединить, чтобы девушки оценили количественное многообразие и масштабность», — Валентина Печеркина.

«После того, как мы побывали в Астрахани на форуме PRO Женщин, мы вдохновились и поняли, что можем организовать свой. Тем более такой запрос от девушек уже был», — Татьяна Сысуева.

«Сообщество было крепким и мы поняли, что нашу идею надо донести и до тех людей, которые живут в городе, но не знакомы с сообществом PRO Женщин», — Елена Замесова

2 — КАК СОБРАТЬ КОМАНДУ

После того, как было решено проводить форум, у томских лидеров спросили, кто хочет участвовать в его организации. Было назначено время для первой встречи. В команду вошло около 15 лидеров, которые добровольно помогали на разных этапах. Наталья Абабий совместно с другими организаторами определила примерный план и программу форума, сделала опрос среди участниц PRO Женщин о том, кто что хочет видеть на мероприятии. После этого были распределены сферы и зоны ответственности, за каждую из которых добровольно взялись лидеры, учитывая свой опыт и экспертизу.

«Первое что мы сделали — разослали девушкам анкету с вопросом, что они хотят видеть. Мы скомбинировали ответы и сделали несколько блоков», — Наталья Абабий.

«Это командная работа, в одиночку такие проекты не делают. И для успеха нужен правильный лидер, у которого есть опыт организаций мероприятий. Наталья как раз такой человек. Поэтому под ее началом на каждой встрече мы по крупицам разбирали нашу работу. Она не делала ничего за других, но задавала рамку, стандарты, помогала грамотно формулировать запросы и вовремя спрашивала о проделанной работе», — Татьяна Сысуева.

3 — РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПО ЗОНАМ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

Встречи организаторов форума проходили еженедельно, а ближе к мероприятию и два раза в неделю. Программу делали коллективно и пошагово. На каждой встрече лидеры составляли план, что хотят сделать и кто им нужен. В начале это было рамочно, но с каждой неделей становилось все детализированнее.

«Я предприниматель, у меня несколько бизнесов и есть опыт проведения мероприятий. Поэтому я использовала опыт руководства проектам. Главное — узнать, чем человек занимается в жизни и спросить, готов ли он это делать в рамках форума. Если в течение 2 недель что-то по этой задаче делается, то человек подходит», — Наталья Абабий.  

«Мы все системно разделили и у каждого была своя задача. Кто-то искал волонтеров, кто-то занимался ярмаркой или разрабатывал другие блоки программы, кто-то отвечал за рекламу», —  Валентина Печеркина.

«Каждый внес свой вклад в той сфере, в которой он силен», — Екатерина Козлова.

«Это была совместная работа. Мы инициативная группа, которая дополняла и поддерживала друг друга. Например, если человек не понимал, что именно он должен делать, то мы поясняли. Если он не справлялся, то мы подключались помогать. Ответственный за каждый блок всегда был, но это не значит, что он должен делать все один», — Татьяна Сысуева.

4 — ПОИСК ПАРТНЕРОВ

Московский офис PRO Женщин поддержал инициативу томского сообщества.

После этого для форума нужно было организовать партнерскую сеть. В PRO Женщин у девушек есть свой багаж и опыт. Поэтому каждая из них по доступным каналам стала искать партнеров и рассказывать о том, что те могут получить при участии. Для партнеров это была возможность познакомиться, показать себя и свои сильные стороны, быть на баннерах, рекламных проспектах и в раздаточных пакетах. Для организации форума девушки сложились по 1000 рублей каждая. Собранная сумма пошла на туалетные принадлежности, освежители, живые цветы, фото и видеосъемку. 

«Надо искренне рассказывать людям о мероприятии и просить помощи. Тогда они включаются. У нас были люди, которые внесли свой вклад посудой, чаем. А девушки, которые в сообществе PRO Женщин делают проекты связанные с едой, организовали на форуме фуршет и таким образом сами себя пиарили», — Елена Замесова.

«Обычно, партнеры, которые дают деньги — это личные контакты. А партнеров, которые будут что-то делать на мероприятии, можно заинтересовать, рассказав, о чем сам форум и что они могут оттуда извлечь. У меня есть свой ресторан и я работаю с Метро, поэтому попросила компанию поделиться частью контактов. Также мы хорошо общаемся с полиграфией, поэтому они нам помогли. Также мы нашли партнера — компания МультиКлиник. Она заплатили нам за размещение небольшого баннера 5 тысяч рублей», — Наталья Абабий.

«Мы обратились в волонтерский комитет с запросом. И к нам пришли желающие помочь. Мы их обучили и на форуме они обслуживали фуршет, встречали гостей на входе и помогали расставлять стулья», — Валентина.

«Мы не часто делаем бесплатную работу. Но нам рассказали о форуме и предложили посотрудничать. Мы согласились, так как для нас это хорошая реклама. Также волонтерство это творческий процесс и знакомство с людьми. На форуме мы оформили брендволл, гамму, вывески, таблички, номерки и сделали проработку по дизайну. Если нас будут еще привлекать, то мы конечно же согласимся», — Михаил Воробьев, дизайн студия Tomstreet, партнер форума.  

5 — РАССКАЗАТЬ О ФОРУМЕ И СОБРАТЬ ЛЮДЕЙ

Чтобы рассказать томским девушкам о предстоящем Сибирском форуме, использовались личные социальные сети лидеров сообщества, база комитета, который организовывает форум «Женщина и бизнес», а также несколько анонсов в СМИ. Был определен единый формат рассказа о форуме, чтобы избежать разночтение и создать единый узнаваемый стиль. Мероприятие было направлено не только на участниц сообщества, но и на привлечение других активных девушек и бизнесвумен. Благодаря совместным усилиям на форуме собралось около 40 процентов новых участниц, которые до этого не были в проекте.

«Мы сделали рассылку по базе форума «Женщина и бизнес» которая у нас наработана за 13 лет. Женщины доверяют нам и хорошо нас знают», — Ольга Басалыко.

«Пресс-релиз мы рассылали за месяц, потом за неделю, потом за два дня. Нас поддержали СМИ, а также каждая из участниц писала об этом у себя в социальных сетях», — Валентина Печеркина.

«Я обзванивала каждую участницу, своевременно делала напоминание, помогала регистрироваться и смотрела, чтобы все поделились мероприятием», — Татьяна Сысуева.

6 — ПОИСК ПОМЕЩЕНИЯ

Фонда развития предпринимательства в Томске открыл пространство «Точка кипения». Место предоставляют бесплатно, если мероприятие соответствует идее развития предпринимательства. Поэтому организаторы Сибирского форума PRO Женщин договорились с государственной площадкой и им предоставили все необходимые условия.

«Я вручную регистрировала участников. Такое условие было у пространства. То есть сначала девушки регистрировались у нас, а потом проходила за них регистрацию на площадке. Мы делали это сами, чтобы участницам было легче», — Валентина Печеркина.

«После форума мы решили, что не будем работать с этой площадкой, так как они тяжелы на подъем и у них очень много ограничений», — Наталья Абабий.

7 — ИТОГИ

На форуме сделали несколько типов участия: организаторы, участницы проекта PRO Женщин, лидеры групп и гости. Общий бюджет проекта был 100 тысяч рублей. Всего посетило форум около 200 гостей. Форум длился один день, во время которого прошли образовательные лекции и семинары от участниц сообщества PRO Женщин и других предпринимательниц, мастер-классы по уходу за собой, фуршет и сладкий стол, ярмарка мастеров, а также был опробован новый формат креативной лаборатории, которая обучает совместному решению проблем и благодаря которой девушки смогли познакомиться друг с другом и получить новые знания.

«Такой форум можно делать, если у тебя есть последователи. 50 человек будет уже достаточно», — Наталья Абабий.

«Важно не бояться собирать команду, активно рассказывать о своих желаниях, быть открытыми для предложений и запрашивать ресурсы», — Татьяна Сысуева.  

«Нужно знать, что проходит в городе в эту дату, чтобы не было наложения на другие мероприятия», — Ольга Басалыко.

«Должен быть человек, который руководит общим делом, а также нужно понимать, сколько людей вы ожидаете, и работать с учетом этого», — Валентина Печеркина.   

Автор: Александра Сивцова

Подпишись на новости PRO Женщин

Подпишитесь, чтобы узнавать о новостях программы первыми
Никакого спама. Только полезные материалы и актуальные новости!